Groeifasen van de planning

Ieder bedrijf is uniek. En ook de planning verschilt van bedrijf tot bedrijf. De ontwikkeling van de planning in een organisatie verloopt vaak in een aantal fasen.

Planningen en planningsprocessen verschillen vaak tussen bedrijven, omdat deze de kern van het bedrijf raken. Geen enkel bedrijf heeft precies dezelfde medewerkers, machines, producten, klanten of processen.

Verschillen in planning

Zelfs bedrijven die in dezelfde markt opereren met hetzelfde product, kunnen verschillend plannen. Dat komt bijvoorbeeld omdat unieke eigenschappen aan het product of de service dat vereisen. Een kortere levertijd of service aan huis maken een verschil in werkzaamheden. En dat komt terug in de planning van de activiteiten.

Natuurlijk spelen ook historische invloeden mee. Het maakt verschil of een bedrijf is ontstaan uit een fusie van meerdere bedrijven, waarbij verschillende processen zijn geïntegreerd. Of een jong, snel gegroeid bedrijf dat lange tijd onder de hoede van de oprichter is gebleven. De geschiedenis van een bedrijf kun je soms terugzien in bedrijfsprocessen, en dus ook in het planningsproces.

Volwassenheid van de planning

Er zijn grofweg wel een aantal fasen te herkennen in de ontwikkeling van de planning binnen bedrijven. Deze fasen lopen vaak gelijk op met de groei van de organisatie. Het vormt een aanzet tot een Planning Maturity Model (PMM).

Fase 0 – Ad hoc planning

Dat er geen planning binnen een bedrijf bestaat, komt vrijwel niet voor. Als er niet zichtbaar een planning wordt vastgesteld, dan is het vaak op ad hoc basis als de werkdruk er aanleiding toe geeft. Ook kan de planning informeel buiten de hierarchische lijnen worden vastgesteld. In deze fase wordt meestal ook niet over een planning gesproken, maar bijvoorbeeld over een agenda, werkverdeling of takenlijst.

Fase 1 – Reactieve planning

Bedrijven waar de complexiteit toeneemt en behoefte ontstaat aan afstemming, stappen vaak over op een reactieve planning. De planning wordt dan gebaseerd op de externe factoren, zoals de orders van klanten of beschikbaarheid van grondstoffen. Deze worden vaak door een operationele afdeling met eenvoudige ICT middelen opgesteld. Eén medewerker is vaak verantwoordelijk voor de planning, die bijvoorbeeld in Excel wordt opgesteld. Er is geen formele proceseigenaar.

Fase 2 – Anticiperende planning

In deze fase wordt verder vooruit gekeken. Kenmerkend zijn de aanwezigheid van een forecast van toekomstige vraag en gestructureerde planningsprocessen over verschillende afdelingen, die echter allen hun eigen deelplanning maken. In deze fase is meestal professionele software in gebruik, die echter nog niet in samenhang wordt ingezet. De proceseigenaar is een operationele manager.

Fase 3 – Geïntegreerde planning

De planning wordt nu in samenhang opgesteld. Er is vaak sprake van bedrijfsbrede software, waarin alle bedrijfsprocessen kunnen worden gepland. Er worden what-if analyses uitgevoerd en meerdere scenario’s overwogen. Keuzes voor de planning worden gemaakt op basis van de bijdrage aan de bedrijfsdoelstellingen, zoals de bottom-line of EBITDA. De proceseigenaar is een lid van de directie.

Fase 4 – Supply Chain planning

De planning betreft niet alleen de eigen bedrijfsprocessen, maar is ook in samenhang met die van toeleveranciers en afnemers. Er wordt informatie uitgewisseld met partijen in de Supply Chain waarmee gezamenlijke doelstellingen zijn vastgesteld. Systemen van bedrijven zijn gekoppeld om actuele ontwikkelingen direct te communiceren en bijstellingen te doen. Proceseigenaar is een stuurgroep van deelnemende bedrijven.

 

Ad hoc Reactief Anticiperend Geintegreerd Supply Chain
Frequentie Geen Maandelijks Wekelijks Dagelijks Realtime
Middelen Diverse Excel Specifiek ERP XML
Eigenaar Informeel Medewerker Manager Directie Stuurgroep
Scope Afdeling Proces Operatie Bedrijf Leveranciers/afnemers

 

Herkennen

Deze fasering helpt om te herkennen in welke fase de planning in een bedrijf zich bevindt. Daarmee kan het ook duidelijk worden wat er nog te wachten staat, of wat er nog gebeuren kan. Het is geen zonde om in Excel te plannen, het is slechts een fase in de ontwikkeling.

In het algemeen lijkt het: hoe groter en professioneler het bedrijf, hoe meer volwassen het planningsproces is. Hierop zijn natuurlijk ook de nodige uitzonderingen. Wij hebben diverse grote bedrijven geholpen die reactief planden in Excel, maar ook kleinere bedrijven die planningen met afnemers afstemden.

Ook komt het voor dat bedrijven op deelaspecten zoals frequentie, middelen of eigenaar verder in ontwikkeling zijn. Het komt zelfs voor dat directies van bedrijven in een Supply Chain wekelijks informatie uitwisselen via de e-mail.