Forecasting in Call Centers

Voor Call Centers is de prognose van het aantal inkomende telefoongesprekken onmisbare informatie voor de planning. Het percentage telefoongesprekken dat binnen een bepaalde tijd wordt beantwoord, is een belangrijke doelstelling.

De kwaliteit van de forecast heeft grote invloed op de productiviteit. Een te lage forecast betekent te lange wachttijden, een lagere servicegraad en ontevreden klanten. Een forecast die te hoog is betekent dat medewerkers worden betaald om te wachten.

Het aantal binnenkomende calls gedurende een dag kan enorm verschillen. Een planning wordt daarom vaak gemaakt per tijdseenheid van een half uur, of soms zelfs minder. De forecast moet op deze tijdsdimensie aansluiten. Dergelijke korte termijn forecasting wordt ook wel aangeduid met Nano-Forecasting.

Calls worden meestal niet meteen beantwoord maar verblijven een bepaalde periode in een wachtrij. Vaak is de norm om 80% van de calls binnen 20 seconden te beantwoorden. Met wachtrijen kunnen korte termijn variaties in de calls worden opgevangen. De benodigde Call Center capaciteit kan dan met de Erlang formule en varianten daarop, zoals de Erlang-C, worden berekend.

Geplande marketing campagnes zijn een gegeven waarmee ieder Call Center rekening moet houden. Een campagne kan een groot effect hebben op het call volume. Om een inschatting te maken van het effect van een marketing campagne op het call volume is een dynamisch rekenmodel ontwikkeld. Hiermee is een praktische vertaling te maken van marketing acties naar betrouwbare planningsinformatie.

Ook de terugkerende niet-regelmatige gebeurtenissen (recurring irregular occurrences, of ROIs) zijn belangrijk. Dit zijn de verschuivende kalender effecten van salarisdagen, factuurdata en promoties. Het effect van deze gebeurtenissen op het call volume is nu gemodelleerd met behulp van exponential smoothing.

De laatste editie van het vakblad Foresight schenkt speciale aandacht aan de planning van Call Centers.

Bron: Foresight – International Journal of Applied Forecasting, juni 2006

Geïnteresseerd in forecasting voor Call Centers? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Slimmer rangeren met treinstellen

NS Reizigers gebruikt  een groot aantal treinstellen. Deze treinstellen worden continue aan- en afgekoppeld om treinen optimaal van lengte te maken. Afgekoppelde treinstellen worden geparkeerd op een rangeerterrein en 's nachts schoongemaakt of onderhouden.

Al deze bewegingen van treinstellen vereist veel coördinatie en leidt tot een complex planningsproces. Ook het personeel dat schoonmaakt of onderhoud pleegt moet gepland worden. Er zijn 130 planners bezig met het maken van de rangeerplannen voor NS Reizigers.

Met behulp van een wiskundige rekenmodel is de kwaliteit van de rangeerplanning te verbeteren en het planningsproces te versnellen. Het is getest met realistische data en vormt een solide basis voor het ondersteunen van rangeerplanners.

De basis van het model is opgezet als een geheeltallig lineair programmeringsprobleem, een bekende techniek in Management Science. Deze methode wordt veel gebruikt om complexe planningsproblemen efficient en effectief op de lossen.

Het model is tevens flexibel en biedt verschillende mogelijkheden voor rangeerplanners om de gevonden oplossingen nader aan te passen.

Bron: Stator, juni 2006

Wehkamp verbetert vraagvoorspelling

Vroeger verstuurde Wehkamp tweemaal per jaar een previewcatalogus aan klanten. Aan de hand van de bestellingen werd de inkoopstrategie bepaald. Door steeds sneller wisselende collecties bleek deze methode niet meer te werken.

Homeshoppingbedrijf Wehkamp verkoopt onder meer kleding, boeken, wit- en bruingoed. De jaarlijkse omzet bedraagt meer dan 350 miljoen euro. De meeste bestelling doen klanten tegenwoordig via internet. Een verkeerde inschatting van de vraag kost Wehkamp veel geld. Een juiste voorspelling is het halve werk.

De nieuwe methode heeft een andere aanpak. Interne panels van slechts 5 leden per productgroep bekijken maandelijks de producten die de inkopers hebben ingekocht. Via een scorematrix doen panelleden onafhankelijk van elkaar een voorspelling over het succes van elk product.

Door historische verkoopgegevens en de rankingsresultaten te combineren wordt ingeschat of er moet worden bijgekocht. Een evaluatie heeft uitgewezen dat de nieuwe methode een goede voorspelling oplevert. De kosten van de preview catalogi en de korting voor preview klanten worden bespaard.

 Bron: Logistiek, 26 mei 2005

Prognose van grondstofprijzen

Producenten van rubber- en kunststofproducten ervaren onzekerheid omdat grondstoffen erg duur zijn geworden en grote prijsschommelingen vertonen. Dit vergroot de inkooprisico’s omdat de kostprijsstijgingen in de praktijk vertraagd en maar gedeeltelijk aan klanten kan worden doorberekend.

Om de neerwaartse druk op de rendementen te verlagen heeft de Federatie Nederlandse Rubber- en Kunststofindustrie een rekenmodel gebouwd dat de prijsontwikkeling van grondstoffen op termijn van 3 tot 6 maanden voorspelt.

Het model is de afgelopen 2 jaar getoetst door 11 bedrijven. In die periode is het prognosemodel inhoudelijk ingrijpend aangepast en voorzien van veel extra functionaliteit.

Het model geeft actuele prijsprognoses synthetisch rubber en 8 verschillende kunststoffen: PP, LDPE (2), HDPE (2), PS (2) en PVC. Er komen ook nog 10 virgin of regranulaat materialen bij.

De bedrijven hebben de tool toegevoegd aan hun instrumentarium waarmee zij hun inkoopbeslissingen van primaire grondstoffen voorbereiden.

Bron: Federatie Nederlandse Rubber- en Kunststofindustrie, 23 mei 2006

Gazelle pakt voorraadbeheer aan

Het voorraadbeheer in het magazijn van fietsfabrikant Gazelle vond voorheen handmatig plaats. Deze werkwijze werd echter steeds moeilijker. Zo worden steeds meer verschillende fietsonderdelen ontwikkeld waardoor het proces ingewikkelder wordt.

Gazelle heeft gekozen om een gecombineerde forecasting en voorraadbeheer oplossing te implementeren. Het doel hiervan is om de leveringsgraad te verbeteren, de efficiency te verhogen en de voorraden te verlagen. Bijkomend voordeel van de nieuwe methode is dat het proces minder tijd kost en minder foutgevoelig is.

Een gespecialiseerd softwarepakket voor forecasting en voorraadbeheer zal worden ingezet als toevoeging op het bestaande ERP-pakket. Dat pakket voorziet zelf niet in dergelijke gespecialiseerde mogelijkheden.

Koninklijke Gazelle is ruim 100 jaar uitgegroeid van een tweemanszaak tot een groot internationaal bedrijf. Gazelle is het grootste fietsmerk van Nederland met een afzet van meer dan 350.000 fietsen per jaar.

Bron: Logistiek 17 mei 2006

Seizoensinvloed nauwkeuriger bepalen

De vraag naar producten is vaak seizoensafhankelijk. Bij het voorspellen van de vraag wordt hier meestal rekening mee gehouden. De invloed van seizoenen kan nauwkeuriger worden bepaald door producten te groeperen.

Nauwkeurige vraagvoorspellingen zijn nodig in bedrijven om te kunnen plannen en vooraf beslissingen te kunnen nemen. Voorspellingen worden bijvoorbeeld gebruikt om voorraad- en productieniveau’s te bepalen. Teveel voorraad of productie leidt tot hoge kosten, te weinig tot misgelopen verkoop of backorders. De juiste voorspelmethode kan dus leiden tot flink betere resultaten.

Een belangrijke component van forecasting methoden zijn de seizoenspatronen. Vaak worden deze uitgedrukt in seizoensindexen en apart berekend voor ieder individueel product. Uit onderzoek aan de Universiteit van Eindhoven is gebleken dat deze seizoenindexen nauwkeurig kunnen worden bepaald voor artikelgroepen.

Afzetgegevens worden dan op groepsniveau geanalyseerd op seizoensafhankelijkheid. De verkregen seizoensindexen worden dan op productniveau gebruikt voor de voorspelling van de vraag.

De verbetering in nauwkeurigheid is groter naar mate de afzetgegevens minder stabiel zijn, voor grotere groepen van gelijke producten, langere voorspelhorizons, en wanneer minder historische gegevens beschikbaar zijn.

Bron: Bèta Research School for Operations Management and Logistics, 10 mei 2006

Demo’s

Op deze pagina vindt u een aantal rekenmodellen die u gratis online kunt gebruiken. Deze modellen kunnen wij natuurlijk geheel op maat naar uw situatie aanpassen. Voor meer informatie kunt u vrijblijvend contact met ons opnemen.


Rooster Planning

In deze eenvoudige demo wordt een indeling gemaakt van medewerkers voor een aantal activiteiten. Deze hebben verschillende duur en moeten op verschillende dagen worden uitgevoerd. Natuurlijk kunnen wij deze demo volledig op uw situatie aanpassen.

>>> Start de rooster demo

Forecasting met trend en seizoenen  

Eén van de meest gebruikte methode voor het voorspellen van verkoop is de Holt-Winters methode, waarbij rekening wordt gehouden met trends en seizoensinvloeden. In deze demo kunt u dit model toepassen op uw gegevens.

>> Start de forecast demo


Lineaire Programmering

Eén van de meest toegepaste optimalisatietechnieken is Lineaire Programmering (LP). Deze wordt vaak gebruikt voor het oplossen van ingewikkelde planningsproblemen. Via onderstaande link kunt u gratis gebruik maken van een geavanceerde Open Source LP-solver. U dient uw probleem in de standaard CPLEX LP vorm te formuleren.

>>> Start de LP oplosser

Statistische Analyse

Het analyseren van gegevens met behulp van statistische software kan gratis in deze online demo. Hiermee kunt u onder andere historische gegevens gebruiken om een statistische forecast te maken.

>>> Start de statistische analyse

 


Gebruiksvoorwaarden: Aan het gebruik van deze rekenmodellen kunnen geen rechten ontleend worden en Mars Management Science wijst iedere vorm van aansprakelijkheid af voor schade in welke vorm dan ook ten gevolge van het gebruik van deze rekenmodellen. Door deze rekenmodellen te benaderen accepteert u deze gebruiksvoorwaarden zonder enig voorbehoud.

Personeelstekort remt groei

Het tekort aan technisch vakbekwaam personeel zet een rem op de economische groei in het midden- en kleinbedrijf in de metaalsector. Met name de machinebouw en onderhoud en service hebben nu al moeite vacatures op te vullen.

Werkgevers in deze sectoren denken niet dat het hen lukt om binnen een halfjaar vakmensen te vinden voor openstaande banen. Dat blijkt uit de Economische Barometer van de Koninklijke Metaalunie die recentelijk is verschenen. Het herstel in de sector zet fors door en bedrijven presteren op vrijwel ieder terrein beter dan een halfjaar geleden. Daardoor neemt ook de werkgelegenheid toe.

De ondernemers in kleinmetaal zijn overwegend tevreden over de winstgevendheid en de orders die zij binnen krijgen. De verwachtingen voor het komende halfjaar zijn positief, blijkt uit een peiling onder 190 bedrijven met gemiddeld 20 mensen. Bij een kwart van de bedrijven groeide het aantal medewerkers het afgelopen halfjaar. Vier op de tien hebben minstens een vacature, tegen opzichte van 20% vijf jaar geleden.

bron: MD/ANP

Met behulp van Management Science technieken kunt u de productiviteit van uw bedrijf verbeteren. Zo kunt u toch groei realiseren bij een dreigend personeelstekort. Neem contact met ons op via telefoon 072 – 514 36 05.

Management Science verbetert productiviteit

Vergrijzing en globalisatie dwingt de economie tot het verbeteren van de productiviteit. De grootste verbetering is mogelijk door het vergaren en toepassen van nieuwe kennis. Management Science heeft de voorkeur.

Dit adviseren Guus Boender en Gerrit Timmer, hoogleraren in het vakgebied en tevens oprichters en bestuurders van het grote internationaal opererend bedrijf Ortec. In hun analyse laten zij zien aan de hand van globale trends dat toegepaste Operations Research een efficiente methode is om de productiviteit te verbeteren.  De toegepaste vorm van Operations Research staat ook bekend als Management Science.

De laatste uitgave van Statistica Neerlandica – het vakblad van de Vereniging voor Statistiek en Operations Research – is gewijd aan het 50-jarig bestaan het het Econometrisch Instituut. Dit instituut is in 1956 opgericht door Jan Tinbergen en Henri Theil.

Bron: Statistica Neerlandica vol 60 nr 2, mei 2006

MKB profiteert te weinig van ICT

MKB-ondernemers profiteren te weinig van de mogelijkheden die ICT biedt. Dat komt naar voren in een studie van TNS Nipo in opdracht van MKB-Nederland. Zo`n 75% van de ondernemers heeft maar beperkt weet van bestaande ICT-oplossingen

Van de bouwondernemers is 96% niet op de hoogte van bestaande ICT-mogelijkheden. Binnen de transportsector geldt dat voor 94% van de ondernemers. Voor mkb-ondernemers binnen de sectoren groothandel, industrie, diensten en detailhandel/horeca liggen deze percentages op respectievelijk 87, 75, 75 en 66.

Zo blijkt uit het onderzoek waarvoor 350 bedrijven ondervraagd werden. Volgens MKB-Nederland-voorzitter Loek Hermans hebben met name kleine ondernemingen te weinig tijd om zich in ICT te verdiepen.

`Optimaal gebruikmaken van ICT, dat zou een geweldige push kunnen zijn binnen het mkb`, aldus de voorzitter. Om die reden lanceert MKB-Nederland een actieplan dat in juni op een website gepresenteerd wordt.

Bron: Het Financieele Dagblad, 14 april 2006