Tag: planning

Slimmer werken bij toenemende vraag

De economie als geheel heeft nog flink last van de financiële crisis, maar individuele bedrijven zien al weer groei in de omzet. De vraag rijst hoe deze verhoogde afzet zal worden gefaciliteerd. Door slimmer te plannen kan men met minder risico en lagere kosten meer werk verzetten.

In organisaties waar de orders aantrekken en tijdens de periode van terugval de capaciteit is aangehouden, wordt deze nu natuurlijk opnieuw aangewend. Machines die terzijde waren geschoven worden afgestoft, personeel dat met werktijdverkorting was gegaan kan zich uit de leerboeken verheffen en terug naar de werkplaats.

Waar capaciteit is teruggeschroefd, ontstaat de vraag hoe de hernieuwde vraag zal worden opgevangen. In eerste instantie zal dat worden geprobeerd met de bestaande middelen en menskracht. Waar dat lukt, kunnen de rendementen al weer snel oplopen naar de oude situatie. Alhoewel er vaak nog sprake is van prijsdruk in meer of mindere mate, kan door de lagere vaste lasten de marge vaak snel worden veilig gesteld. Door slimmer te plannen lukt het veel bedrijven of goede resultaten te boeken in deze periode van (broos) herstel. Daarmee wordt een goede basis gelegd voor de versterking van de positie in de markt.

Waar de huidige capaciteit tekortschiet, zal het management een keuze moeten maken. Een aantal opties liggen dan voor de hand, zoals het uitbesteden van werk of het uitbreiden van de capaciteit. Als er mogelijkheden zijn tot uitbesteding van werkzaamheden dan is dit een optie die vaak voor de hand ligt. Aandachtspunten zijn wel de samenwerking en afstemming met de onderaannemer en de marge die door uitbesteding soms sneller onder druk kan komen te staan.

Uitbreiding van de eigen capaciteit is een andere mogelijkheid, ofwel met aanname van nieuw personeel of koop van apparatuur, danwel door inhuur of lease. Voor bedrijven die gestage groei in het vooruitzicht hebben, is dit vaak een aantrekkelijke strategie. Samenwerking en kennis blijft onder controle binnen de eigen muren. Een risico is het wel als de economie een terugslag krijgt, iets wat niemand hoopt, maar ook niet valt uit te sluiten.

Slimmer plannen op bestaande capaciteit kent het minste risico en de grootste kans op een hoog rendement. Door wiskundige en statistische technieken te gebruiken om de planning te optimaliseren kan uw bedrijf meer werk verzetten met dezelfde capaciteit. Slimmer werken tijdens het herstel is een verstandige keuze.

 

 

Wilt u ook slimmer plannen binnen uw bedrijf? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.

Verhogen bezettingsgraad

Voor

Een verhuurder van vakantiefaciliteiten kent een redelijke bezetting, maar in de piekperiode wordt geen maximale bezetting bereikt. Ondanks dat de vraag van klanten torenhoog is, is de bezettingsgraad geen 100% maar ligt daar ruim onder. Omdat de markt competitief is, is het niet mogelijk prijzen te verhogen om het resultaat te verbeteren. De enige manier om extra inkomsten te genereren is door de bezettingsgraad omhoog te krijgen.

Analyse van historische gegevens toont aan dat er in de planning van de faciliteiten in de piekperiode onverkoopbare ruimte bestaat. Dit komt doordat de aankomsten en vertrekken van komende en gaande gasten niet goed aansluit. Soms zit er één of een paar dagen tussen. Het zijn slechts korte periodes die vrijwel niet opvallen in de planning en daardoor wenig aandacht hebben gekregen. Deze ruimte verhindert een optimale bezetting waardoor de verkoop verloren gaat.

Na

De hoeveelheid omzet die blijft liggen wordt ingeschat door de reserveringen van afgelopen seizoenen te analyseren. Doordat het reseveringssysteem van de verhuurder niet geschikt is voor dergelijke analyses, worden de boekingsgegevens in aan andere omgeving ingericht. De omzet die wordt gemist door niet-optimale planning in de piekperiode, blijkt aanzienlijk.

Met behulp van een wiskundig model op basis van lineaire programmering wordt de planning geoptimaliseerd. In het boekingsproces worden reserveringen van klanten beter ingedeeld. Hierdoor wordt ongewenste ruimte in de planning voorkomen. Een bijkomend voordeel is dat ook de gemiddelde opbrengst per eenheid (yield) hoger uitvalt omdat een beter aanbod wordt gedaan. De investering voor de verbetering wordt terugverdiend in minder dan één jaar.

Bijkomend voordeel is dat de analyse-omgeving nieuwe inzichten en mogelijkheden biedt. Door de gegevens op een andere manier te ordenen, zijn doorsnedes en analyses te maken die een geheel nieuw perspectief bieden op de business. Het inzichtelijk maken van kansen voor extra omzet buiten de piekperiode leidt tot een extra verhoging van de omzet.

Kansen benutten door proactief plannen

De economische crisis heeft veel bedrijven gedwongen om voorraden af te bouwen en inkoop te minimaliseren. Omdat ketens niet altijd optimaal samenwerken neemt de kans op tekorten toe als de markt weer aantrekt.

Vrijwel geen enkel bedrijf heeft de hele voortbrengingsketen onder eigen beheer. Het merendeel van de bedrijven koopt grondstoffen of halffabrikaten in van leveranciers, of zijn zelf leverancier van andere bedrijven. De weg van grondstof naar eindafnemer of consument kent vele schakels van producten, transporteurs, groothandels, distributeurs en detailhandel.

Dergelijke supply chains zijn vaak niet onder regie van één partij of ketenregisseur. Dat komt meestal alleen voor als er een sterke, overheersende partij in de keten zit, zoals een supermarkt met een sterke marktpositie. Daarom werken meeste bedrijven bewust samen met meerdere partijen om niet afhankelijk te zijn. Leveranciers passen hun voorraden, productie en inkoop aan afhankelijk van de bestellingen die zij ontvangen.

In normale tijden werkt de spreiding van risico goed, maar omdat de huidige economische crisis brede invloed heeft, zijn veel bedrijven toch gedwongen om hun activiteiten op een lager pitje te zetten. Vrijwel alle afnemers bestellen minder en de gemiste omzet kan alleen worden gecompenseerd door lagere kosten: minder productie en inkoop. Zelfs de capaciteit wordt teruggeschroefd aangezien personeelskosten vaak de grootste kostenpost is. Ook wordt er minder geinvesteerd in machineparken.

De voorraden in de supply chain lopen terug en de capaciteit is teruggeschroefd. De buffers om pieken op te vangen zijn minder groot. Als het herstel van de economie doorzet, zal de vraag naar producten en halffabrikaten snel kunnen oplopen. Zo snel dat menige keten van leveranciers niet snel genoeg kan reageren.

De kans neemt hierdoor toe dat er tekorten zullen ontstaan. Dergelijke tekorten kunnen vele gevolgen hebben, bijvoorbeeld voor prijzen en marktaandelen. De prijs van schaarse middelen zal kunnen oplopen en het marktaandeel van partijen kan afhankelijk worden van hun capaciteit om te kunnen leveren. Dit biedt zowel risico's als mogelijkheden voor bedrijven, die door goede scenarioplanning kunnen worden vermeden of benut.

Door de verschillende scenario's en hun gevolgen uit te denken en door te rekenen, kunnen bedrijven nu al proactief werken aan het benutten van kansen en het minimaliseren van risico's als de markt herstelt. Dit kan tevens motiverend zijn voor het personeel en het creatief meedenken binnen de organisatie stimuleren.

Investeren in de Supply Chain

In moeilijke economische tijden is het een uitdaging om de marktvraag goed te voorspellen. Het gevolg kan zijn dat bedrijven teveel of juist te weinig voorraad hebben. Beide situaties leveren ongewenste kosten op.

Vanwege de krappe kredietmarkten is de financiering van de inventaris is niet alleen een uitdaging, maar ook zeer kostbaar. Maar in een zwakke markt kunnen bedrijven het zich niet veroorloven goede klanten te verliezen. Het is essentieel dat bedrijven hun toeleveringsketens stroomlijnen, zodat ze kunnen inspelen op de veranderende vraag van klanten, zonder overtollige voorraad of tekorten.

De meeste bedrijven hebben het gevoel dat hun toeleveringsketens niet zo reageren als ze zouden willen. Dat is niet vreemd want elke keten evolueert in de loop van de tijd. Door meer producten, leveranciers, productie- of distributiecentra, veranderingen in de mix van klanten of producten, nieuwe logistieke strategieën, of simpelweg door het toenemende volume.

Als de systemen die worden gebruikt voor het beheer van de supply chain zijn gebaseerd op oude technologie, niet goed geïntegreerd of met spreadsheets, dan wordt het een grote uitdaging om de onderliggende processen goed aan te sturen. Daarom moeten organisaties voortdurend investeren in nieuwe systemen en technologie.

Een bedrijf investeert in zijn planning systeem om ervoor te zorgen dat het kan voldoen aan de eisen van de klant, terwijl het de voorraden verlaagt en de klantloyaliteit verhoogt. Een dergelijke investering is een goede investering, ook tijdens de moeilijke tijden, omdat het niet alleen kosten verlaagt, maar ook het verlies van klanten aan concurrenten voorkomt.

Bedrijven moeten hun supply chain onderhouden om snel op veranderingen in de markt te kunnen reageren zonder overbodige voorraden of tekorten. Investeringen in nieuwe technologiën die meetbaar operationele kosten verlagen, met terugverdientijden binnen 6 tot 9 maanden, blijven uiterst aantrekkelijk tijdens moeilijke economische tijden.

Bron: IndustryWeek, januari 2009

 

Wilt u ook uw planning verbeteren zodat u minder kosten en meer omzet kunt bereiken? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.

Voorspellen consumentengedrag belangrijk

Inzicht in consumentengedrag is belangrijk om klanten te werven en te behouden. Steeds meer bedrijven investeren in het beter voorspellen van consumentengedrag. Dat levert een hogere loyaliteit en meer cross-selling op.

Een supermarktketen en een creditcardmaatschappij hebben analisten doorgeschoven naar de top van hun marketingafdeling. Een verzekeringsbedrijf stelde marketeer aan als directeur van een speciale afdeling voor klantenkennis. De taak is om de klantloyaliteit en cross-selling mogelijkheden te verbeteren. 

De supermarktketen beschikt over een enorme schat aan klantdata. De data is gegenereerd via de de klantenkaart. De data heeft betrekking op 12 miljoen klanten en hun transacties. Alle strategische beslissingen van de supermarkt worden gebaseerd op deze informatie. Daardoor hoeft het bedrijf minder geld te besteden aan breed adverteren, ten gunste van doelgerichte communicatie met klanten.

Ondernemingen die investeren in inzicht in consumentengedrag worden beloond met concurrentievoordeel ten opzichte van rivalen die dat niet doen. Het is echter wel een enorme taak en de vereiste specialisten zijn niet ruim voorhanden.

Bron: Marketing Week, Oktober 2007

Forecasting

Onder invloed van nieuwe management theorieën proberen veel bedrijven "lean" te worden. Zij proberen onafhankelijk te worden door zich flexibel aan te passen aan de variatie in de omgeving. Klantenorders sturen dan alle activiteiten binnen het bedrijf aan. Geen verkooporder, dan geen inkooporder.

Een bedrijfsproces dat geheel door klantenorders wordt aangestuurd is echter meestal een utopie. Vaak is toch een verkoopprognose nodig voor de aansturing van deelprocessen met een lange doorlooptijd, zoals de inkoop van grondstoffen of de inhuur of aanname van personeel. Ook verlangen veel toeleveranciers een schatting van de behoefte in de toekomst.

Niet al uw bedrijfsactiviteiten kunnen direct worden aangestuurd door harde klantenorders. Processen worden dan aangestuurd door een verwachting van de behoefte, oftewel een forecast. U kunt in dat geval extra omzet genereren en kosten besparen door de forecast te verbeteren.

Extra omzet kunt u bijvoorbeeld verwachten omdat uw productiecapaciteit en voorraadpositie beter afgestemd is op de klantvraag. Daardoor kunt u beter leveren en gaat uw servicegraad omhoog. Dit leidt tot een hogere klanttevredenheid en -loyaliteit.

Uw kosten kunt u verlagen doordat u bijvoorbeeld minder hoeft in te kopen, minder onnodige voorraden heeft, minder vaak misgrijpt, minder backorder kosten maakt. Uw personeel maakt minder frustrerende situaties mee en u bedingt makkelijker korting bij uw leveranciers.

Lees meer:
– Forecasting: een introductie
– Forecasting is meer dan software

 

"When compared with their peers, innovators are more likely to be prioritizing: Pricing Optimization, Forecasting systems , Strategic network design, Preferential trade agreement optimization, Master scheduling, Multi-tier replenishment planning" – Aberdeen Group, 2007

Slimmere voorraadbeheersing van reserveonderdelen

Het beste europese proefschrift op het gebied van Operations Research komt van een nederlandse onderzoeker. Hij promoveerde eind vorig jaar aan de Technische Universiteit Eindhoven.

De onderzoeker heeft tijdens de Europese conferentie over Operations Research in Praag de prijs in ontvangst genomen. Er waren in totaal 28 proefschriften genomineerd voor deze onderscheiding.

Tijdens de conferentie hebben drie onderzoekers in een finale gestreden om de EURO Doctoral Dissertation Award. De nederlander kwam als beste uit de bus met zijn dissertatie ‘Spare parts inventory control under system availability constraints' (pdf).

In zijn proefschrift beschrijft een nieuwe planningsmethode, die een slimmere voorraadbeheersing van reserveonderdelen mogelijk maakt. De methode gaat uit van een verregaande samenwerking tussen verschillende magazijnen.

De methode zorgt ervoor dat de planning van de voorraden voor alle onderdelen in meerdere magazijnen geïntegreerd verloopt. Zo kan de voorraad worden verlaagd en de wachttijd op reserveonderdelen worden verkort.

Bron: Technische Universiteit Eindhoven, juli 2007

Wilt u ook uw voorraad reserveonderdelen verlagen en de wachttijd verkorten? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek waarin we de mogelijkheden kunnen bespreken.

Lagere voorraad, hogere benuttingsgraad

Staalleverancier Ovako plukt de vruchten van een nieuwe planningsmethode. Door het verbeteren van de planning is de tussenvoorraad met 15 procent verlaagd en is de benuttingsgraad van de ovens naar 90 procent gestegen.

Toen Ovako in juni 2006 begon met de nieuwe manier van plannen had het bedrijf een aantal duidelijk doelstellingen voor ogen. Men wilde de doorlooptijd met 10 procent verlagen waardoor de tussenvoorraad lager kon worden.

Inmiddels kan de staalleverancier de vruchten plukken van de nieuwe planningsmethode. De tussenvoorraad is gedaald van gemiddeld 2.300 ton staal naar 1.800 ton en de vullingsgraad van de ovens is gestegen naar 90 procent.

Naast deze harde cijfers zijn er ook zachte voordelen. De eerdere combinatie van grove en fijne planning leverde veel administratieve ballast op. Nu ze zijn samengevoegd is er een enorme rust ontstaan en die rust vertaal zich in hogere productiviteit.

Bron: Logistiek, april 2007

Wilt u ook efficiënter en effectiever werken door een verbetering van uw planning? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek waarin we de mogelijkheden kunnen bespreken.

Forecasting is meer dan software

Het beter voorspellen van de marktvraag wordt steeds belangrijker. Softwareleveranciers spelen daar op in door hun producten steeds slimmer en gebruiksvriendelijker te maken. Forecasting is echter meer dan de installatie van een nieuw of beter softwarepakket.

Belang neemt toe

Een goede prognose van toekomstige marktvraag of het gedrag van klanten is belangrijke informatie. De betrouwbaarheid van deze prognose heeft grote invloed op de resultaten van bedrijven, aangezien een goede forecast kosten vermindert en omzet genereert. Er wordt daarom steeds vaker geïnvesteerd in de verbetering van de forecasting.

Als u softwareleveranciers moet geloven kunnen hun producten u werk uit handen nemen terwijl uw bedrijf toch betere resultaten boekt. Dat is slechts tot op zekere hoogte waar omdat forecasting software geen kennis van uw business heeft. Uiteindelijk moet u zelf bepalen wat de doelstelling is, wat er voorspeld moet worden, door wie en hoe vaak.

Forecasting By Objectives

Forecasting is geen softwarepakket maar een proces. Een proces dat moet worden gedragen door het management en waarvoor heldere doelstellingen nodig zijn. Het maakt verschil of de doelstelling is om de nauwkeurigheid van de planning te verbeteren, om bedrijfsprocessen beter op elkaar af te stemmen of om de sales afdeling te ondersteunen in het vinden van kansen in de markt.

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden moeten bekend en duidelijk zijn, en de activiteiten zijn op elkaar afgestemd. Als sales managers een maandelijkse statistische forecast moeten reviewen is het belangrijk dat de timing daarvan klopt met de andere activiteiten. Er moet voldoende informatie en tijd beschikbaar zijn om deze taak goed uit te voeren.

Ook is onderlinge communicatie vaak van groot belang. Als Marketing en Sales niet op de hoogte zijn van elkaars acties is het moeilijk een statistische forecast op basis van historische gegevens te reviewen en waar nodig aan te passen op de situatie in de markt of de effecten van promoties goed te verwerken.

Forecast Value Added

Het Forecasting proces moet goed aansluiten bij de business. Daarom is het belangrijk dat alle partijen regelmatig terugkoppeling krijgen over de kwaliteit van het proces en hun eigen bijdrage daarin. Van elke processtap kan de toegevoegde waarde aan de doelstelling worden bepaald.

Door stappen regelmatig te evalueren kan het proces steeds worden verbeterd, wordt het bereiken van de doelstelling van het proces gewaarborgd (effectiviteit) en wordt bereikt dat het proces lean en mean blijft zonder overbodige werkzaamheden (efficiency).

Meer dan software

Implementatie of verbetering van forecasting in uw organisatie is meer dan alleen het installeren van een softwarepakket of een aantal formules in Excel. Software is een ondersteunende factor in het proces. Als het proces bekend is, kan de juiste software worden bepaald en naar uw behoefte worden ingericht.

Met de juiste aanpak zijn de vaak aangehaalde direct zichbare resultaten ook voor uw bedrijf te realiseren. Wilt u meer informatie, neem dan vrijblijvend contact met ons op.

Personeelsrooster opstellen

Voor

Een dienstverlenend bedrijf voert verschillende werkzaamheden uit op meer dan 200 locaties verspreid door het land. Daarvoor zijn meer dan 300 medewerkers beschikbaar, met verschillende vaardigheden. Ze zijn daardoor niet inzetbaar op alle locaties. Ook zijn ze niet elke dag beschikbaar, bijvoorbeeld vanwege vakantie of cursussen. Het doel is om de planning zodanig te maken dat de totale reisafstand minimaal is.

Eén medewerker is een groot deel van zijn tijd bezig met het maken van het rooster in een spreadsheet. Hij heeft daarbij veel expertise opgebouwd die zich moeilijk laat overdragen tijdens vakantie of ziekte. Medewerkers nemen direct contact met hem op om een beter rooster te “regelen”. Er is daardoor onvrede ontstaan op de werkvloer door een gevoel van ongelijkheid. De hoeveelheid werk neemt toe en vanuit de planning komt het signaal dat er meer personeel moet worden aangenomen.

Na

Een eenvoudige rekensom geeft aan dat er nog voldoende ruimte moet zijn om meer werk te doen met hetzelfde personeelsbestand. Doordat de planning verre van optimaal is, blijft er veel capaciteit onbenut. Alle werkzaamheden, medewerkers en hun vaardigheden worden in een online systeem overgeplaatst. Medewerkers beheren hun eigen beschikbaarheid door middel van een agenda. Met behulp van een slim rekenmodel op basis van lineaire programmering wordt sneller een betere planning gemaakt. Er worden hierdoor veel reiskosten bespaard. Een uitbreiding van het personeelsbestand kan worden uitgesteld.

Ook stijgt de medewerkerstevredenheid doordat de reisafstanden korter zijn. Het bedrijf is voor het maken van de planning niet meer afhankelijk van één persoon. Medewerkers kunnen op een leuke manier “bonuspunten” verdienen voor de planning. Deze bonuspunten kunnen door de medewerker worden ingezet om bepaalde dagen “vrij te kopen” of hun rooster anders in te delen. De kosten van de bonuspunten zijn inzichtelijk gemaakt, waardoor deze planningsaanpassingen een tastbaar gegeven zijn geworden.